La función de compras. Tema 10.
La función de compras consiste en suministrar en el momento oportuno y en la cantidad necesaria, aquellos elementos que se necesitan para desarrollar la actividad de la empresa.
La gestión de compras además consiste en gestionar adecuadamente el almacén (saber el material del que se dispone y determinan el momento de hacer el pedido) y relacionarse con proveedores para negociar y formular los pedidos (ya que el mismo producto puede ser suministrado por diferentes proveedores).
Gestión del almacén.
La empresa tiene en su almacén un determinado nivel de existencias llamadas stock.
El stock: es la cantidad de materias primas que están en el almacén en un momento determinado.
La empresa debe conocer el valor del stock por diferentes motivo (balance de la empresa, valor de existencias, valor de los materiales que consume…) Para ello debe disponer de un inventario.
Inventario: relación valorada de los elementos que integran el Stock.
Los inventarios son dinámicos (cada DIA son diferentes) ya que se consumen durante el proceso de producción y venta.
El control del inventario se efectúa mediante la ficha de almacén.
Ficha de almacén: es el documento en el que se registran las entradas y salidas de los materiales en el almacén con su valoración.
Relación con los proveedores.
Para que la compra de los materiales necesarios, se lleve a cabo en las mejores condiciones posibles, la empresa debe responder a:
-las características que ha de reunir el producto: garantía condiciones de pago…
-quienes nos lo pueden proporcionar: buscar posibles proveedores en (anuncios de prensa, base de datos de Internet, listín telefónico o proveedores ya conocidos…)
-las condiciones en las que nos seria suministrado: características, precio, forma de pago…
-Seleccionar la oferta mas conveniente: establecer los criterios adecuados, para llevar a cabo la selección (calidad, precio…)
-negociaremos el contrato con la empresa vendedora para mejorar su oferta.
Selección de proveedores:
Para seleccionar la oferta más conveniente debemos tener en cuenta diferentes factores: (9)
Precio, descuentos, transporte, calidad, características del producto, forma y condiciones de pago, plazo y condiciones de entrega, servicio posventa y garantías y otros.
Por ello la empresa debe establecer criterios sobre que factor debe tener prioridad.
Negociación con proveedores.
La negociación es un proceso en el que 2 o más partes con necesidades y metas diferentes, tratan de llegar a un acuerdo satisfactorio para todos.
Fases de una negociación:
-Preparación: se establecen los objetivos prioritarios y nos será de gran ayuda una serie de conocimientos relevantes de la empresa con la que se negociara.
-Presentación de propuestas: cada una de las partes expone su punto de vista y objetivos.
-Discusión: comienza un proceso de contraofertas que permita llegar a un acuerdo.
-Acuerdo: si las partes han llegado a un compromiso, se produce el acuerdo, puede darse que no se llegue a un acuerdo.
Estilos de negociación (2 estilos):
-Conciliador: cede terreno y espera ser correspondido por la otra parte. Los resultados son buenos si la otra parte mantiene la misma actitud.
-Intransigentes: Busca una posición de dominio. Los resultados son buenos si se utiliza en un momento puntual. (Aunque puede degenerar en enfrentamiento y ruptura).
