Tema 5
Trabajo en equipo y herramientas de mejora
5.1Procesos
Procesos que pueden ser generales (abarcan a toda la empresa) o sectoriales (abarcan un sector de la empresa).
Para efectuar mejoras debemos tener bajo control los procesos, el sistema y la calidad de los productos.
Una mejora se considera consolidada cuando es posible mantener el proceso durante un largo periodo de tiempo.
Las mejoras para que sean efectivas se ejecutaran mediante procedimientos establecidos.
5.1.1 Que es un proceso?
La organización, diseñada de un modo lógico, de una serie de actividades en las que participan: Materias, energía, procedimientos, recursos humanos, equipos. Con objeto de obtener un resultado esperado.
También se puede expresar así:
Toda secuencia de actividades que añaden valor a una entrada, con objeto de producir en la salida un resultado satisfactorio para el cliente.
5.1.2 Análisis de los procesos:
-Todas las actividades de un proceso originan costes
-Pero no todas las actividades del proceso le añaden valor al producto obtenido o servicio prestado.
-La diferencia entre los resultados de un proceso a otro, reside en determinadas actividades.
-Son muy pocas las actividades de un proceso que aportan al producto o servicio ventaja competitiva.
Por ello es necesario:
-Establecer planes de mejora
-Crear equipos de mejora
-Aplicar técnicas y herramientas de calidad adecuadas.
5.2 Equipos de mejora.
5.2.1Que es un equipo de mejora?
Es un grupo de personas de una organización que, aportando su capacidad y experiencia, trabajan juntos, de un modo estructurado, para:
-Analizar y mejorar los procesos.
-Analizar y proponer soluciones ante desviaciones o problemas planteados.
-Realizar mejoras que satisfagan las necesidades de los clientes.
-Favorecer el desarrollo personal, el compromiso con la organización, y la plena satisfacción de los componentes del equipo.
5.2.2 Requisitos de los equipos de mejora:
1-Organización de los equipos:
-establecer la finalidad
-indicar las limitaciones sobre cambios o mejoras a realizar.
-realizar la distribución de los roles del equipo.
-fijar la duración del plan de trabajo, fechas de inicio y finalización
-efectuar planificación de las reuniones: lugar y horarios, frecuencia, convocatorias con antelación.
2-Colaboración y participación de todos en la búsqueda de soluciones posibles.
3-Trabajar con metodología, para que las reuniones sean efectivas:
-orden del día.
-código de conducta del equipo.
-establecer encargos y compromisos de cumplimiento.
-evaluación de las reuniones.
-actas de las reuniones
4-Evaluación del funcionamiento del equipo
5-Funcionamiento conforme a un modelo de actuación
6-Soporte documental:
-Hojas de trabajo referidas a las herramientas empleadas.
-Actas de convocatoria, de reuniones y de evaluación.
-Hojas de seguimiento y hoja resumen o fin del proyecto
5.2.3Composición de los equipos:
1-Promotor: Persona con autoridad para implantar as mejoras o soluciones. Autoriza la formación del equipo. Proporciona recursos al equipo.
Fijara el margen de la modificación y del poder de resolución.
2-Líder: Se responsabiliza del equipo y del éxito del mismo.
Coordina las actividades y dirige el equipo. Realiza tareas de comunicación entre los miembros del equipo y el promotor.
3-Facilitador: Su principal función es colaborar para:
-Que el equipo seleccione las herramientas más adecuadas y el modo más apropiado de realizar su función.
-Ayudar al líder y a los componentes del equipo en la dinámica del grupo y a resolver conflictos.
4-Miembros del equipo: Los equipos están formados entre 3 y 8 personas.
Participa en las reuniones, presenta ideas, toma decisiones, realiza los encargos, aprende y se forma en la participación.
Ejecuta tareas de controlador de tiempos y de registrador.
5.3 Modelo para la resolución de problemas mediante el trabajo en equipo.
1-Creación del equipo: el promotor decide crear un equipo para cumplir una función
2-El equipo define el objeto de mejora: Identificar, analizar y describir el aspecto objeto de mejora.
3-Identificar y priorizar las causas raíz: Analizar las causas y alcanzar un acuerdo sobre la causa principal
4-Definir la solución: El equipo elabora una solución y comprueba su efectividad.
5-Implantar la solución y confirmar los resultados: Implantar la solución y confirmar, mediante evaluación, los resultados.
